Hoe organiseren jullie je mailbox? Mijn systeem met 4 mappen + vlaggetjes (en waar het misloopt)

Ik probeer al jaren een waterdicht mailsysteem op te zetten. Mijn huidige opzet:

Mappen:

1. Actie — vraagt een antwoord of taak van mij
2. Wachten op — ik heb geantwoord, bal ligt bij de ander
3. Lezen — nieuwsbrieven en achtergrond
4. Archief — al de rest, met zoeken vind ik alles terug

Vlaggetjes gebruik ik enkel voor deadlines binnen 48 uur.

Waar het misloopt:

• Standaardteksten: ik typ nog altijd dezelfde drie antwoorden opnieuw
• Urgentie vs. prioriteit: alles wat binnenkomt vóélt urgent, en dan zit mijn Actie-map na twee dagen weer vol

Mijn vragen aan jullie:

1. Wie werkt er met standaardteksten/sjablonen, en in welk mailprogramma?
2. Hoe scheiden jullie "urgent" van "belangrijk" in de praktijk — niet in theorie?